Prowadzenie tzw. wirtualnych biur, pozwalających na zredukowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, od wielu lat zyskuje na popularności. Ich istota, najprościej rzecz ujmując, sprowadza się do udostępnienia jednego adresu dla wielu podmiotów gospodarczych, które wskazują go jako siedzibę swojej działalności w Rejestrze Przedsiębiorców KRS, a także w relacjach z urzędami czy klientami.
Działanie takie nie jest zabronione przez prawo, jednak od pewnego czasu pojawiają się problemy z rejestracją podatkową tak prowadzonych działalności. Urzędy skarbowe uważają bowiem, że taki sposób prowadzenia działalności wykorzystywany jest głównie do wyłudzania zwrotu VAT-u i innych oszustw podatkowych. Ponadto, w swoich komunikatach urzędy niejednokrotnie ostrzegały przed kontraktowaniem z podmiotami, które posiadają siedzibę pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej.
Jako przykład posłużyć może historia jednej ze spółek, której Naczelnik Urzędu Skarbowego odmówił możliwości rejestracji jako podatnika VAT i VAT-UE, właśnie z uwagi na fakt, że jako adres swojej siedziby podała ona adres jednego z popularnych „wirtualnych biur”. Po dokonaniu czynności weryfikacyjnych, Naczelnik stwierdził bowiem, że pod wskazanym przez spółkę adresem nie ma możliwości wykonywania jakichkolwiek czynności dotyczących jej funkcjonowania. Naczelnik uznał zatem, że spółka podała nieprawdziwe dane, co przesądziło o braku możliwości jej zarejestrowania. Stanowisko organu administracyjnego potwierdziły sądy obu instancji, które wskazały, że podanie adresu wirtualnego biura nie daje możliwości zarejestrowania podatnika dla celów podatku VAT.
Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznający skargę kasacyjną w wyroku z dnia 13 listopada 2019 r. (sygn. akt I FSK 1363/17) uznał, że w zgłoszeniu rejestracyjnym podaje się adres siedziby spółki, a biuro wirtualne nim nie jest. W uzasadnieniu wyroku podkreślono, że takim miejscem jest adres, pod którym faktycznie funkcjonuje zarząd przedsiębiorstwa i zapadają istotne decyzje dotyczące zarządzania spółką. W uzasadnieniu wyroku wyraźnie wskazano, że miejscem takim nie jest biuro, które udostępnia jedynie adresy do korespondencji wielu podmiotom.
Omawiane orzeczenie jest w wielu środowiskach odbierane jako wysoce kontrowersyjne. Jakkolwiek w polskim porządku prawnym wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego nie są wiążące dla innych sądów rozpoznających analogiczne sprawy, to rzeczone rozstrzygnięcie może wpłynąć na sposób działania organów administracyjnych i treść wydawanych przez nie decyzji administracyjnych.