W dniu 19 listopada 2018 r. Prezydent RP podpisał ustawę o pracowniczych planach kapitałowych (PPK), przesądzając o wprowadzeniu do polskiego porządku prawnego nowego systemu gromadzenia oszczędności, którego założeniem jest wspieranie powszechnego systemu zabezpieczenia społecznego. Regulacja wiąże się niestety z licznymi obowiązkami po stronie podmiotów zatrudniających oraz dodatkowymi pozapłacowymi kosztami pracy. Oszczędzanie w PPK ma być uzależnione od decyzji osoby zatrudnionej (nazywanej przez ustawę „uczestnikiem PPK”), która w każdej chwili będzie mogła zdecydować o rezygnacji z udziału w systemie, jak również o ewentualnym powrocie do niego. Co jest przy tym warte uwagi, system obejmie nie tylko osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, ale również osoby wykonujące czynności na podstawie umów cywilnoprawnych – umowy zlecenia, umowy agencyjnej oraz umów o świadczenie usług. Będą z niego jednak wyłączone osoby prowadzące działalność gospodarczą. Regulacja ma być wprowadzana stopniowo. Obowiązek będzie dotyczył początkowo – od dnia 1 lipca 2019 r. – największych pracodawców, tj. tych którzy w dniu 31 grudnia 2018 r. zatrudniać będą co najmniej 250 osób. Od dnia 1 stycznia 2020 r. obowiązek obejmie dodatkowo podmioty, których stan zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 r. wyniesie co najmniej 50 osób. W dniu 1 lipca 2020 r. do wdrożenia PPK będą zobligowane dodatkowo podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2020 r. Do pozostałych podmiotów zatrudniających, ustawa będzie stosowana od dnia 1 stycznia 2021 r. Po tej dacie obowiązek wprowadzenia PPK będzie dotyczył podmiotów, które zatrudniają chociażby jedną osobę, co do której istnieje obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK (o ile osoba ta nie zrezygnuje ona z oszczędzania w PPK). Na pracodawcy spoczywać będą przede wszystkim obowiązki w zakresie wdrożenia PPK. W pierwszej kolejności konieczne będzie zawarcie umowy o zarządzenie PPK z wybraną instytucją finansową. Wybór funduszu nie będzie dokonywany przez podmiot zatrudniający samodzielnie, ale w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub – jeżeli związki zawodowe nie funkcjonują u pracodawcy – przedstawicielami osób zatrudnionych, wyłonionymi w trybie zwyczajowo przyjętym u danego podmiotu zatrudniającego. Następnie podmiot zatrudniający będzie obowiązany do zawarcia z wybraną instytucją finansową – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych – umowy o prowadzenie PPK. Obowiązek ten dotyczy tych osób zatrudnionych, których staż pracy u danego podmiotu zatrudniającego wynosi co najmniej 3 miesiące. Prowadzenie PPK będzie się wiązało z obowiązkiem dokonywania wpłat przez podmiot zatrudniający oraz samych uczestników PPK. Wpłata przypadająca na pracodawcę będzie wynosiła 1,5% wynagrodzenia pracownika, przy czym pracodawca będzie mógł dodatkowo przewidzieć względem wszystkich lub niektórych grup pracowników większą wpłatę, nie przekraczającą jednak 4% wynagrodzenia. Z kolei osoba zatrudniona będzie obowiązana uiszczać wpłatę w wysokości 2% – z możliwością dobrowolnego powiększenia jej do poziomu 4%. Wpłata ta będzie potrącana z wynagrodzenia pracownika po odliczeniu obciążeń publicznoprawnych. To na podmiocie zatrudniającym będzie spoczywał obowiązek obliczenia i dokonania wpłat do instytucji finansowej – zarówno w części finansowanej przez pracodawcę, jak i osobę zatrudnioną.
Niedopełnienie przez podmiot zatrudniający niektórych obowiązków przewidzianych ustawą, może się wiązać z dotkliwymi konsekwencjami finansowymi. Przykładowo – uchybienie terminowi zawarcia umowy o zarządzanie PPK będzie stanowiło wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym. Z kolei niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie lub obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie może skutkować wymierzeniem kary grzywny w wysokości od 1.000,00 zł do 1.000.000,00 zł.