W dniu 8 września 2016 r. weszła w życie zasadnicza część zmian dokonanych Ustawą z dn. 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r., poz. 1311). Na skutek wspomnianej nowelizacji, przewidziane dotąd ustawą Kodeks cywilny formy czynności prawnych (tj. forma pisemna i elektroniczna) zostały wzbogacone o tzw. formę dokumentową. Przy okazji prac legislacyjnych wielokrotnie powtarzano, że instytucja ta stanowi odpowiedź na potrzeby praktyki.
Istotną nowością pozostaje już sam fakt wprowadzenia do Kodeksu cywilnego definicji dokumentu, rozumianego jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 773). Zasadniczą różnicą wobec dotychczasowego stanu prawnego pozostaje przede wszystkim to, że nowelizacja nie tylko nie wymaga, aby dokument opatrzony był podpisem, ale co więcej – walor dokumentu przysługiwać będzie odtąd każdej informacji, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, byle tylko udało się ją odtworzyć. Zrezygnowano zatem z klasycznego kojarzenia dokumentu z formą papierową, zaś za dokument będą mogły zostać uznane obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, smsy, skany, faksy czy też pliki komputerowe. Powyższe rozwiązanie ma w istocie duży walor praktyczny, zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę, że w aktualnych realiach obrotu gospodarczego to właśnie korespondencja elektroniczna (w tym także skany i faksy) stanowi główny sposób komunikacji, gdy tymczasem jej wydruki mogły być dotychczas wykorzystywane jedynie jako środki uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli określonej treści, ewentualnie – jako tzw. inne środki dowodowe w postępowaniu cywilnym. Do zachowania nowej, dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu (w opisanym powyżej znaczeniu), w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 772 KC). I w tym zatem przypadku doszło do istotnego odformalizowania klasycznej formy pisemnej, dla której konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 KC).
W kontekście nowej, dokumentowej formy czynności prawnej warto zwrócić również uwagę na zmiany dotyczące formy właściwej dla rozwiązania umowy, odstąpienia, wypowiedzenia, a także zmiany jej treści. O ile uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia (art. 77 § 1 KC), o tyle już dla rozwiązania umowy za zgodą obu stron, odstąpienia od niej albo jej wypowiedzenia wystarczy zachowanie formy dokumentowej, o ile ustawa nie zastrzega innej formy jako właściwej, a sama umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej (art. 77 § 2). Tytułem przykładu, jeśli strony zawrą umowę zlecenia w formie dokumentowej (np. poprzez wymianę – z przypisanych do konkretnych osób skrzynek pocztowych – maili, zawierających oświadczenia woli wyrażające chęć zawarcia umowy) forma dokumentowa będzie również właściwa dla rozwiązania tak zawartej umowy, jej wypowiedzenia, czy odstąpienia od niej.
Jeżeli umowa zostanie zawarta w innej (niż pisemna, elektroniczna albo dokumentowa) formie szczególnej (tj. w formie pisemnej z datą pewną, z urzędowo poświadczonym podpisem lub w formie aktu notarialnego), jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia, natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem (§ 3).