W dniu 1 stycznia 2019 r. w życie weszły istotne zmiany w prawie pracy, które są w przeważającej mierze związane z zasadami dokumentowania współpracy z pracownikiem. Poniżej prezentujemy najistotniejsze z nich:

 

  1. Uszczegółowiono zakres dokumentacji, którą obowiązany jest prowadzić i przechowywać pracodawca, w tym również dokumentacji innej niż akta osobowe. W tym zakresie warto zwrócić uwagę na precyzyjne określenie przechowywanych przez pracodawcę dokumentów, związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy, które mają obejmować nie tylko informacje o liczbie przepracowanych godzin, ale również o godzinach rozpoczęcia oraz zakończenia pracy.

  2. Dokumentacja pracownicza – w tym akta osobowe – może być prowadzona i przechowywana w wersji zarówno pisemnej, jak i elektronicznej, a obie postaci dokumentacji zostały zrównane w zakresie mocy dowodowej. W konsekwencji tego uregulowania pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą – z papierowej na elektroniczną bądź odwrotnie.
  3. Skróceniu uległ okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Obecnie obowiązuje on w czasie zatrudnienia oraz okres dalszych 10 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Przypomnieć należy, że okres przechowywania dokumentacji wynosił dotychczas 50 lat, a zatem różnica jest znacząca.
  4. W aktach osobowych wyodrębniono nową część (część D), w której gromadzone będą odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
  5. Nałożono na pracodawcę dodatkowe obowiązki informacyjne względem pracownika. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy jest obowiązany wydać pracownikowi – w postaci papierowej lub elektronicznej – informację o: (1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz (2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również o (3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.
  6. Pracownik uzyskał wyraźne prawo żądania wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Pracodawca będzie obowiązany wydać ją pracownikowi lub byłemu pracownikowi – na jego wniosek złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
  7. Zniesiony został wymóg przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych, gdy jednocześnie rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności o nie wyższej kategorii ryzyka, niż kategoria trzecia.
  8. Kodeksową zasadą stało się regulowanie należnego pracownikowi wynagrodzenia na jego rachunek bankowy. Dopiero gdy pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – w formie pisemnej lub elektronicznej – pracodawca będzie obowiązany uiszczać je w formie gotówkowej. Regulacja ta odwraca więc obowiązującą dotychczas regułę, zgodnie z którą pracodawca miał co do zasady obowiązek uiszczać wynagrodzenie w gotówce, a dopiero w razie złożenia stosownego wniosku przez pracownika mógł spełniać świadczenie na rachunek bankowy pracownika.