W dniu 1 stycznia 2019 r. w życie weszły istotne zmiany w prawie pracy, które są w przeważającej mierze związane z zasadami dokumentowania współpracy z pracownikiem. Poniżej prezentujemy najistotniejsze z nich:
- Uszczegółowiono zakres dokumentacji, którą obowiązany jest prowadzić i przechowywać pracodawca, w tym również dokumentacji innej niż akta osobowe. W tym zakresie warto zwrócić uwagę na precyzyjne określenie przechowywanych przez pracodawcę dokumentów, związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy, które mają obejmować nie tylko informacje o liczbie przepracowanych godzin, ale również o godzinach rozpoczęcia oraz zakończenia pracy.
- Dokumentacja pracownicza – w tym akta osobowe – może być prowadzona i przechowywana w wersji zarówno pisemnej, jak i elektronicznej, a obie postaci dokumentacji zostały zrównane w zakresie mocy dowodowej. W konsekwencji tego uregulowania pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą – z papierowej na elektroniczną bądź odwrotnie.
- Skróceniu uległ okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Obecnie obowiązuje on w czasie zatrudnienia oraz okres dalszych 10 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Przypomnieć należy, że okres przechowywania dokumentacji wynosił dotychczas 50 lat, a zatem różnica jest znacząca.
- W aktach osobowych wyodrębniono nową część (część D), w której gromadzone będą odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
- Nałożono na pracodawcę dodatkowe obowiązki informacyjne względem pracownika. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy jest obowiązany wydać pracownikowi – w postaci papierowej lub elektronicznej – informację o: (1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz (2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również o (3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.
- Pracownik uzyskał wyraźne prawo żądania wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Pracodawca będzie obowiązany wydać ją pracownikowi lub byłemu pracownikowi – na jego wniosek złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
- Zniesiony został wymóg przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych, gdy jednocześnie rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności o nie wyższej kategorii ryzyka, niż kategoria trzecia.
- Kodeksową zasadą stało się regulowanie należnego pracownikowi wynagrodzenia na jego rachunek bankowy. Dopiero gdy pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – w formie pisemnej lub elektronicznej – pracodawca będzie obowiązany uiszczać je w formie gotówkowej. Regulacja ta odwraca więc obowiązującą dotychczas regułę, zgodnie z którą pracodawca miał co do zasady obowiązek uiszczać wynagrodzenie w gotówce, a dopiero w razie złożenia stosownego wniosku przez pracownika mógł spełniać świadczenie na rachunek bankowy pracownika.